秘書の一日“私たちはこんな仕事をしています”在職者からの紹介

■弁護士(男性)秘書　入所3年目

弁護士の執務室を整え、出勤後すぐに作業を開始できるよう準備します。
その後、9:25からの秘書部朝礼に参加し、共有事項を確認しています。

メール及びスケジュールの確認から1日が始まります。
弁護士からの作業指示はないか、対応を急ぐものがないかに注意しながら、
既読メールを各案件フォルダへ整理します。
また、弁護士が前日の作業内容及び時間を記入したタイムシートをデータ入力します。

お客様から受領したメールや添付資料等をプリントアウトし、案件ごとにファイルに綴じていきます。
弁護士が見易いよう配慮し、適宜タグ付けをしたり受領資料一覧表を作成したりします。

弁護士から、担当している海外での商標管理案件について「海外代理人宛メール案作成」の指示がありました。
現地の商標制度について特許商標部に調査を依頼し、その回答をもとに英語でメール案を作成します。
弁護士に内容を確認してもらった後、英文翻訳部にて形式面のチェックを受けます。

秘書が不在とならないよう交代で休憩をとります。オフィス街ということもあり、事務所の近くにはお店がたくさんあります。
また、所内の休憩室も利用できます。

今日は14時から会議があるので、案件ファイルに直前までに受領した資料等が
すべて綴じられているか確認し会議資料を人数分コピーしたりします。
会議開始15分前には資料をすべて会議室に入れ、PCやプロジェクタ等の
必要機材が設置されているか確認します。

 

弁護士から内容証明郵便の発送指示がありました。書面の誤字脱字等を確認・修正し発送の準備をします。

修正した書面を弁護士に最終確認してもらい、OKが出たので郵便局へ外出します。
その帰りに弁護士会図書館へ寄り、取り置き依頼しておいた図書を借りたり、文献のコピーを取ったりします。

事務所に戻り、発送した内容証明郵便のPDFデータを取り、弁護士に発送完了の報告をします。
また毎日17時に、本日の所長決裁の有無を含む案件進捗状況を先生に確認し、
担当秘書へメール報告します。

 

弁護士に明日の予定、要処理作業等を確認します。
何もなければ、所長宛に本日の業務報告メールを送付し業務終了となります。
※日々の状況によって、業務内容は変ります。